Instrukcja działania szczepu

Postanowienia ogólne

1.	Podstawy prawne utworzenia szczepu stanowi § 31 Statutu ZHP.
2.	Postanowienia niniejszej instrukcji, w których mowa o wędrowniku, instruktorze, komendancie stosuje się odpowiednio do wędrowniczki, instruktorki, komendantki. 
3.	Jeżeli w niniejszej instrukcji jest mowa o właściwej komendzie i właściwym komendancie, należy przez to rozumieć komendę hufca zatwierdzającą utworzenie szczepu oraz komendanta hufca ogłaszającego tę decyzję w rozkazie. 
4.	Szczep jest to wspólnota podstawowych jednostek organizacyjnych działających w jednym środowisku (szkoła, osiedle, dzielnica). Podstawowym celem działania szczepu jest zapewnienie ciągu wychowawczego.

Utworzenie szczepu

5.	Szczep może powstać z inicjatywy osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi ZHP. Warunkami założenia szczepu są:
a)	chęć działania w szczepie, wyrażona przez złożenie wniosku we właściwej komendzie hufca, przez minimum trzy podstawowe jednostki organizacyjne działające w co najmniej dwóch grupach metodycznych
b)	uregulowane składki członkowskie przez członków jednostek tworzących szczep.
6.	Szczep powołuje właściwa komenda hufca. Decyzję tę ogłasza w rozkazie właściwy komendant mianując jednocześnie komendanta szczepu. 
7.	Po powołaniu szczepu: 
a) właściwy komendant hufca może nadać szczepowi numer, nazwę  i imię oraz prawo posiadania sztandaru. Tryb przyznawania nazwy, imienia i sztandaru określają odrębne przepisy. 
b) szczep ma prawo używania pieczęci zarejestrowanych we właściwej komendzie.
8.	W przypadku niespełnienia warunków określonych w pkt. 5 niniejszej instrukcji właściwa komenda ma prawo odmówić powołania  szczepu.
9.	Od decyzji komendy hufca w sprawie odmowy powołania szczepu przysługuje prawo odwołania do komendy chorągwi.

Rozwiązanie szczepu

10.	Szczep może zostać rozwiązany:
a)	na wniosek co najmniej połowy członków komendy szczepu 
b)	z inicjatywy komendy hufca.
11.	W przypadku działania niezgodnego ze Statutem ZHP i niniejszą instrukcją właściwy komendant może:
a)	odwołać lub zawiesić w pełnieniu funkcji komendanta szczepu
b)	rozwiązać szczep. 
12.	Decyzję o rozwiązaniu szczepu i odwołaniu komendanta szczepu ogłasza rozkazem komendant hufca. Od decyzji komendy hufca o rozwiązaniu szczepu przysługuje prawo odwołania do komendy chorągwi w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji wnioskodawcy.
13.	Dokumentacja i składniki majątku ZHP będące w użytkowaniu rozwiązanego szczepu przekazywane są do komendy hufca, która decyduje o ich dalszym przeznaczeniu z uwzględnieniem praw podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład rozwiązywanego szczepu.

Funkcyjni szczepu

14.	Szczepem kieruje i odpowiada za jego pracę komenda szczepu, na której czele stoi komendant szczepu – pełnoletni instruktor wybrany przez instruktorów i wędrowników pełniących funkcje instruktorskie w jednostkach organizacyjnych wchodzących w skład szczepu i mianowany na funkcję przez właściwego komendanta hufca. 
15.	Komendant szczepu powinien posiadać minimum stopień podharcmistrza i być przeszkolony do pełnionej funkcji.
16.	W szczepie mogą być inni funkcyjni, których mianuje i odwołuje rozkazem komendant szczepu. Nie dotyczy to drużynowych, których mianuje i odwołuje komendant hufca.

Obejmowanie i przekazywanie funkcji komendanta

17.	Objęcie funkcji komendanta szczepu następuje z chwilą mianowania przez właściwego komendanta.
18.	Przekazanie składników majątku ZHP będących w użytkowaniu szczepu, dokumentacji i pieczątek szczepu nowo wybranemu komendantowi powinno nastąpić w obecności osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi wchodzącymi w skład szczepu oraz przedstawiciela komisji rewizyjnej hufca. 
19.	W terminie 14 dni od daty mianowania komendant szczepu powinien podpisać zobowiązanie do prowadzenia szczepu. Wzór zobowiązania do prowadzenia szczepu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

Działanie szczepu

20.	Do zadań szczepu należy:
a)	tworzenie wspólnoty gromad, drużyn oraz innych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu, opartej na ciągu wychowawczym oraz stwarzanie warunków do ich działania
b)	inicjowanie i koordynowanie wspólnych przedsięwzięć podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu
c)	pozyskiwanie nowych instruktorów
d)	metodyczne i programowe wspieranie pracy podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu
e)	prowadzenie szkolenia funkcyjnych dla podstawowych jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem drużynowych) wchodzących w skład szczepu
f)	wspieranie organizacji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu
g)	pozyskiwanie środków na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu
h)	dbanie o regularne opłacanie składek członkowskich przez członków jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu 
i)	dbanie o dobry wizerunek harcerstwa w środowisku działania. 
21.	W szczepie może działać kapituła prób na stopnie harcerskie.
22.	Nadzór nad działalnością szczepu sprawuje właściwa komenda. Szczep podlega także kontroli właściwej komisji rewizyjnej.
23.	Prowadzenie dokumentacji szczepu, działalności finansowej i gospodarczej, organizacji wypoczynku letniego i zimowego, współpracy zagranicznej i innych działań szczepu organizowane jest zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami, przepisami prawa państwowego. 
24.	 Przy szczepie może działać Koło Przyjaciół Harcerstwa. Zasady powoływania i działania Koła określają odrębne przepisy. 

System kierowania w szczepie

25.	Komenda szczepu: 
a)	kieruje pracą wychowawczą szczepu
b)	odpowiada za realizację planu pracy w szczepie
c)	odpowiada za prowadzenie dokumentacji szczepu
d)	doskonali swoje umiejętności i wiedzę metodyczną
e)	wykonuje inne czynności powierzone jej przez właściwą komendę.
26.	Komendant szczepu:
a)	kieruje bieżącą działalnością szczepu
b)	reprezentuje szczep
c)	odpowiada za majątek, gospodarkę i zobowiązania finansowe szczepu
d)	wydaje rozkazy
e)	przygotowuje następcę na funkcję komendanta szczepu.
27.	W skład komendy szczepu wchodzą funkcyjni szczepu oraz osoby kierujące w szczepie podstawowymi jednostkami organizacyjnymi. Komendant szczepu określa zakres obowiązków poszczególnych członków komendy i podaje go do wiadomości w rozkazie. Wśród członków komendy powinien zostać wskazany instruktor odpowiedzialny za prowadzenie spraw finansowo-gospodarczych.
28.	Szczep powinien posiadać regulamin wewnętrzny lub konstytucję, którą przedstawia właściwej komendzie. Regulamin wewnętrzny lub konstytucja może w sposób odmienny od opisanego w niniejszej instrukcji regulować:
a)	system kierowania szczepem
b)	tryb pracy. 

Tryb pracy komendy szczepu

29.	Tryb pracy komendy szczepu określa komendant szczepu.
30.	Zebrania komendy szczepu zwołuje komendant.
31.	Decyzje komendanta i uchwały komendy szczepu są ogłaszane w rozkazie wydawanym nie rzadziej niż raz na kwartał.
32.	Komenda szczepu przekazuje jednostkom działającym w szczepie:
a)	rozkazy komendanta hufca i szczepu
b)	informacje przekazywane przez komendę hufca i komendę chorągwi.

Dokumentacja szczepu

33.	W szczepie prowadzi się i przechowuje następującą dokumentację:
a)	plan pracy szczepu na dany rok harcerski 
b)	budżet szczepu na rok kalendarzowy 
c)	rozkazy komendanta szczepu
d)	rozkazy komendanta hufca
e)	korespondencję szczepu
f)	dokumentację działalności programowej i kształceniowej
g)	dokumentację finansowo-gospodarczą.
34.	Komenda szczepu zobowiązana jest do przekazywania do komendy hufca następujących dokumentów:
a)	rozkazów komendanta szczepu
b)	budżetów i sprawozdań finansowych
c)	planu pracy szczepu na kolejny rok.

Postanowienia końcowe 

35.	Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 2003 r.  
36.	W terminie do dnia 30 września 2004 r. komendy szczepów zobowiązane są do dostosowania pracy szczepu do wymagań określonych w niniejszej instrukcji.

Załączniki:
1)	wzór zobowiązania do prowadzenia szczepu

Załącznik nr 1 
do Instrukcji działania szczepu

Wzór zobowiązania do prowadzenia szczepu

Miejscowość, data .............................

Zobowiązuję się do prowadzenia ......................................................................................................................... 
/nazwa szczepu/  
od dnia .............................. zgodnie z przepisami państwowymi, Statutem ZHP i innymi przepisami Związku Harcerstwa Polskiego. Jednocześnie przyjmuję pełną odpowiedzialność prawną i materialną wynikającą 
z kierowania i funkcjonowania szczepu.

 Imię i nazwisko, stopień ................................................
Seria i numer dowodu osobistego .................................
Podpis ...........................................................................
)