ZASADY TWORZENIA I DZIAŁANIA HUFCA

Na podstawie  § 64 ust. 3 pkt. 9 lit. b i c w związku z §§ 33 i 48 Statutu ZHP Główna Kwatera ZHP uchwala instrukcję określającą zasady tworzenia i działania hufca. 

I. Postanowienia wstępne 
1.	Zasady określają warunki formalne oraz procedurę tworzenia hufca, zasady organizacyjne pracy komendanta i komendy hufca oraz warunki i procedurę rozwiązania i likwidacji hufca.

II. Tworzenie hufca

2.	Hufiec jest terytorialną wspólnotą podstawowych jednostek organizacyjnych. 
Hufiec może być utworzony na wniosek co najmniej 15 instruktorów ZHP, pełniących funkcje instruktorskie, o których mowa w § 22 Statutu ZHP, mających przydział służbowy do danego środowiska, złożony do właściwej komendy chorągwi.
3.	Obszar hufca powinien pokrywać się z podziałem administracyjnym kraju i obejmować zakresem swego działania gminę, grupę gmin bądź powiat. W dużych aglomeracjach miejskich dopuszcza się istnienie kilku hufców na obszarze jednej gminy, wówczas obszar działania hufca powinien pokrywać się ze strukturą jednostek pomocniczych gminy, bądź w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Obszary działalności hufców nie mogą się pokrywać.
4.	Komenda chorągwi może wydać zgodę na utworzenie hufca, jeśli na obszarze, na którym utworzony ma być hufiec, spełnione są łącznie następujące warunki:
a)	działa co najmniej 10 podstawowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 30 ust. 1 Statutu ZHP obejmujących wszystkie grupy metodyczne (zuchy, harcerzy, harcerzy starszych, wędrowników), wyrażających wolę przynależności do nowo tworzonego hufca,
b)	działa co najmniej 15 instruktorów przygotowanych do realizacji zadań statutowych hufca, zgodnie z obowiązującymi instrukcjami dotyczącymi pracy z kadrą w ZHP,
c)	istnieje możliwość pozyskania lokalu na siedzibę władz hufca, miejsce spotkań instruktorskich,
d)	istnieje możliwość odbioru poczty elektronicznej,
e)	jednostki, o których mowa w lit. a) oraz instruktorzy, o których mowa w lit. b) regularnie opłacają składki członkowskie.
5.	Wniosek, o którym mowa w pkt. 2 niniejszych zasad powinien:
1)	uzasadniać potrzebę utworzenia hufca 
2)	zawierać projekt planu rozwoju hufca na okres co najmniej jednej kadencji 
3)	określać możliwości realizacji zadań statutowych hufca, a w szczególności wykazywać odpowiednie zasoby kadry instruktorskiej.
6.	Wniosek powinien być rozpatrzony przez komendę chorągwi w terminie do 2 miesięcy od daty jego złożenia. W tym okresie komenda chorągwi dokonuje dokładnej analizy wniosku, w szczególnych przypadkach może prosić wnioskodawców o złożenie dodatkowych informacji.
7.	Na podstawie analizy wniosku i uzyskanych informacji komenda chorągwi może:
1)	wyrazić zgodę na utworzenie hufca, wyznaczyć jego obszar działania i siedzibę, zwołać zjazd oraz ustalić listę osób uprawnionych do udziału w zjeździe hufca z głosem decydującym,
2)	oddalić wniosek, przedstawiając wnioskodawcom pisemne uzasadnienie negatywnej odpowiedzi.
8.	Z inicjatywą utworzenia hufca może wystąpić komenda chorągwi. Wówczas postanowienia pkt. 3-7 stosuje się odpowiednio.
9.	Od decyzji komendy chorągwi w sprawie utworzenia hufca przysługuje prawo odwołania do Głównej Kwatery ZHP w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji wnioskodawcy. Decyzja Głównej Kwatery ZHP jest ostateczna.

III. Organizacja Hufca

10.	Hufiec jest terytorialną wspólnotą gromad, drużyn, kręgów i innych podstawowych jednostek organizacyjnych. Na terenie hufca mogą działać szczepy i związki drużyn. 
11.	Hufiec tworzy warunki do działania podstawowych jednostek organizacyjnych.
12.	Prawidłowe działanie hufca, zapewniające realizację zadań statutowych, wymaga spełnienia następujących warunków:
1)	komendant hufca powinien posiadać przynamniej stopień podharcmistrza oraz przeszkolenie do pełnionej funkcji, lub spełnić te wymagania w ciągu 1 roku od daty objęcia funkcji 
2)	instruktorzy kierujący zespołami instruktorskimi powinni posiadać przynajmniej stopień podharcmistrza oraz przeszkolenie do pełnienia funkcji, lub spełnić te wymagania w ciągu 1 roku od daty objęcia funkcji 
3)	posiadanie podstaw ekonomicznych do wypełniania zadań statutowych.
13.	Hufiec może mieć nazwę, imię i sztandar. Tryb przyznawania nazwy, imienia i sztandaru określają odrębne przepisy.
14.	Siedziba komendy hufca powinna być oznakowana tablicą w kolorze zielonym o treści:
Związek Harcerstwa Polskiego
Komenda Hufca (pełna nazwa) 
            Chorągiew (...)
15.	Hufiec zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji działalności programowej, finansowej 
i gospodarczej, organizacji wypoczynku letniego i zimowego oraz innych działań hufca, np. współpracy zagranicznej, zgodnie z przepisami prawa, Statutem ZHP i przepisami wewnętrznymi ZHP.
16.	Dokumentacja w hufcu prowadzona jest zgodnie z instrukcją kancelaryjną i podlega archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów. Wykaz dokumentacji hufca stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

IV. Organizacja pracy komendanta i komendy hufca

17.	W skład komendy hufca wchodzi komendant hufca i co najmniej 3 członków, w tym co najmniej jeden zastępca i skarbnik, o ile zjazd hufca zadecyduje o wyborze skarbnika.
18.	Komenda hufca pracuje na podstawie regulaminu pracy komendy i komendanta hufca. Przykładowy regulamin pracy komendanta i komendy hufca stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Na jego podstawie komenda hufca opracowuje własny regulamin, który w sposób szczegółowy określa: 
1)	organizację wewnętrzną komendy hufca
2)	podział zadań pomiędzy członków komendy
3)	tryb pracy komendy hufca
4)	zadania i organizację pracy zespołów hufca.
Regulamin pracy komendanta i komendy hufca jest publikowany w rozkazie komendanta hufca 
i ogłaszany w sposób przyjęty w danym środowisku.
19.	Komenda hufca tworzy warunki do działania pozostałych władz hufca.
20.	Zespoły hufca powołuje i rozwiązuje oraz określa zakres kompetencji komenda hufca, a ogłasza rozkazem komendant hufca. 
21.	W zależności od potrzeb, możliwości i tradycji hufca komenda hufca może powierzyć realizację części zadań komendy hufca namiestnictwom bądź zespołom instruktorskim hufca. W szczególności:
1)	namiestnictwom – zuchowemu, harcerskiemu, starszoharcerskiemu, wędrowniczemu, 
2)	zespołom – programowemu, organizacyjnemu, kwatermistrzowskiemu, zagranicznemu, ds. promocji, komisji historycznej, inspektoratom, sztabom i innym.
22. Komenda hufca powołuje namiestników, których zadaniem jest:
1)	wspieranie działalności drużynowych przez pomoc programową, kształceniową, metodyczną,
2)	koordynacja działań prowadzonych przez gromady i drużyny,
3)	rzecznictwo spraw drużynowych na forum hufca.
23.	Komendant hufca zobowiązany jest do powołania komisji stopni instruktorskich i zespołu kadry kształcącej. W sytuacjach wyjątkowych może działać międzyhufcowy zespół kadry kształcącej. Zasady działania komisji stopni instruktorskich oraz zespołu kadry kształcącej hufca określają odrębne przepisy.
24.	Komendant hufca lub wyznaczony przez niego instruktor odpowiada za obieg informacji w hufcu oraz promocję hufca w środowisku działania. 
25.	Komenda hufca dba o rozwój i koordynuje działalność członków wspierających z przydziałem do komendy hufca oraz Ruchu Przyjaciół Harcerstwa na terenie hufca. Zasady działania Ruchu Przyjaciół Harcerstwa określają odrębne przepisy.
26.	Komenda hufca może powołać kapitułę stopni harcerskich – określić jej skład i regulamin pracy, decyzje w tej sprawie  komendant hufca ogłasza w rozkazie.
27.	W przypadku nieobecności komendanta hufca jego zadania, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, wykonuje zastępca komendanta hufca lub inna upoważniona przez niego osoba. 
28.	Komendant hufca wraz ze skarbnikiem (jeśli został wybrany przez zjazd) lub z inną upoważnioną osobą zobowiązani są do łącznego podejmowania decyzji w sprawach dotyczących zwykłego zarządu majątkiem hufca w ramach pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez Naczelnika ZHP i Skarbnika ZHP bądź komendanta chorągwi i skarbnika chorągwi. Zasady udzielania pełnomocnictw określają odrębne przepisy.
29.	Osoby posiadające pełnomocnictwa udzielone przez Naczelnika ZHP i Skarbnika ZHP bądź komendanta chorągwi i skarbnika chorągwi ponoszą odpowiedzialność materialną i prawną za powierzone im mienie hufca oraz podejmowane decyzje w sprawach finansowo-gospodarczych. 
30.	Nadzór nad działalnością komendy hufca sprawuje komenda chorągwi. 

V. Rozwiązanie hufca

31.	Hufiec może być rozwiązany:
1)	na wniosek środowiska instruktorskiego wyrażony w formie uchwały zjazdu hufca, lub
2)	z inicjatywy komendy chorągwi, po dokonaniu oceny działalności hufca i przeprowadzeniu konsultacji w środowisku.
32.	Przyczyną rozwiązania hufca może być w szczególności:
1)	zmniejszenie stanu liczebnego jednostek organizacyjnych poniżej liczby wymaganej dla utworzenia hufca, o której mowa w pkt. 2 niniejszych zasad przez okres dłuższy niż jeden rok, 
2)	zaniechanie przez hufiec prowadzenia działalności lub gdy nie posiada on wymaganych Statutem ZHP władz i brak jest warunków do ich wyłonienia w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy, 
3)	naruszenie prawa, przepisów wewnętrznych ZHP lub postanowień Statutu ZHP i przy braku warunków do przywrócenia działalności zgodnej z prawem i Statutem ZHP.
33.	Uchwałę komendy chorągwi o rozwiązaniu hufca komendant chorągwi ogłasza w rozkazie, określając jednocześnie zmiany przydziałów służbowych instruktorek i instruktorów, przynależność jednostek organizacyjnych hufca i powołując pełnomocnika ds. likwidacji hufca.
34.	W miejsce rozwiązanego hufca może zostać utworzony gminny związek drużyn posiadający przydział służbowy do innego hufca. Zasady utworzenia związków drużyn określa odrębna instrukcja.
35.	Dokumentację rozwiązanego hufca przekazuje protokolarnie ustępujący komendant hufca do komendy chorągwi. 
36.	Komenda chorągwi na wniosek pełnomocnika ds. likwidacji hufca decyduje o przeznaczeniu składników majątku ZHP będących w użytkowaniu rozwiązanego hufca, kierując się zasadą, że powinien on być przekazany jednostce (jednostkom), do której (których) został przyłączony rozwiązany hufiec. 
37.	Od decyzji komendy chorągwi w sprawie rozwiązania hufca przysługuje prawo odwołania do Głównej Kwatery ZHP w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji. Decyzja Głównej Kwatery ZHP jest ostateczna.

VI. Obejmowanie i przekazywanie funkcji komendanta

38.	Objęcie funkcji komendanta hufca następuje z chwilą wyboru przez zjazd hufca.
39.	W terminie 14 dni od daty zjazdu hufca ustępujący komendant hufca:
1)	przekazuje pełną dokumentację zjazdu hufca, w tym sprawozdanie komendanta i komendy hufca, 
2)	przekazuje dokumentację dotyczącą działalności programowej i kształceniowej hufca,
3)	składa w komendzie chorągwi rozliczenie finansowe hufca obejmujące okres do dnia przekazania hufca,
4)	przekazuje protokolarnie składniki majątku ZHP będące w użytkowaniu przez hufiec, dokumentację i pieczęcie hufca,
5)	przekazuje informację dotyczącą umów i innych zobowiązań i wierzytelności hufca,
6)	przekazuje ważne informacje dotyczące działalności hufca, w tym informacje na temat współpracy z władzami samorządowymi i innymi partnerami hufca.
40.	Przekazanie składników majątku będących w użytkowaniu hufca nowo wybranemu komendantowi odbywa się protokolarnie w obecności przedstawiciela komendy chorągwi i przedstawiciela komisji rewizyjnej hufca. 
41.	W przypadku niemożności przekazania spraw przez ustępującą komendę hufca protokół sporządza pełnomocnik komendanta chorągwi w obecności komisji rewizyjnej hufca. 
42.	Wzór protokołu przekazania hufca stanowi załącznik nr 4 do niniejszych zasad. 

VII. Przepisy przejściowe i końcowe

43.	Postanowienia rozdziału II stosuje się bezpośrednio w stosunku do wniosków o utworzenie hufca złożonych do miejscowo właściwych komend chorągwi po dniu wejścia w życie zasad. Postępowania rozpoczęte lecz nie zakończone przed dniem wejścia w życie niniejszych zasad prowadzi się zgodnie z postanowieniami niniejszych zasad. Właściwa Komenda Chorągwi może domagać się uzupełnienia wniosku zgodnie z postanowieniami niniejszych zasad.
44.	Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1.09.2003
45.	W terminie do dnia 30 września 2004 komendy hufców zobowiązane są do dostosowania pracy hufca do wymagań określonych w niniejszych zasadach.

Załączniki: 
1.	Wykaz dokumentacji hufca
2.	Przykładowy regulamin pracy komendanta i komendy hufca
3.	Wzór rozkazu komendanta hufca 
4.	Protokół przekazania hufca.

Załącznik nr 1 
do Zasad tworzenia i działania hufca 

WYKAZ DOKUMENTACJI HUFCA

W hufcu prowadzona i przechowywana jest następująca dokumentacja:
a)	dokumentacja zjazdu hufca
•	sprawozdanie władz statutowych, ocena działalności komendanta i komendy hufca wraz z wnioskami w sprawie absolutorium sporządzona przez komisję rewizyjną hufca, listy uprawnionych do udziału w zjeździe, listy obecności delegatów i gości, protokół komisji mandatowej, protokół komisji wyborczej, protokół komisji skrutacyjnej, protokół z pierwszych posiedzeń władz hufca, protokół obrad zjazdu, projekty uchwał i przyjęte uchwały (w tym program rozwoju hufca), karty do głosowania,
b)	dokumentacja komisji rewizyjnej hufca,
c)	dokumentacja sądu harcerskiego hufca (o ile zjazd dokonał jego wyboru),
d)	dokumentacja pracy komendy hufca:
•	porządek obrad, rejestr podjętych decyzji, protokóły wraz z załącznikami,
e)	plan pracy hufca, 
f)	rozkazy komendanta hufca,
g)	spisy harcerskie i ich analizy, opracowania statystyczne,
h)	dokumentacja akcji letniej, zimowej, zagranicznej:
•	programy, sprawozdawczość, protokoły powizytacyjne, letnie i zimowe przedsięwzięcia programowe, akcje,
i)	protokoły przekazania hufca,
j)	dokumentacja zespołów działających w hufcu:
•	hufcowej komisji stopni instruktorskich:
protokoły z posiedzeń, kopie programów prób w trakcie realizacji oraz wnioski 
o otwarcie prób, dokumentacja  zamkniętych prób, rejestr prowadzonych prób, rejestr prac metodycznych,
•	ruchu przyjaciół harcerstwa:
protokoły zebrań, sprawozdania z działalności, inicjatywy ruchu,
•	zespołu kadry kształcącej:
plan kształcenia, roczne sprawozdania z działalności zespołu, plany przeprowadzonych form kształceniowych (kursów, warsztatów, seminariów, konferencji), rejestr wniosków o przyznanie i przedłużenie ważności odznak kadry kształcącej, rejestr odznak i uprawnień specjalistycznych,
•	namiestnictw i zespołów instruktorskich hufca:
plany pracy, ewidencja członków, ogólnozwiązkowe, chorągwiane, hufcowe propozycje programowe, materiały programowo-metodyczne,
k)	dokumentacja podstawowych jednostek organizacyjnych hufca:
•	meldunki  gromad, drużyn, kręgów, szczepów, związków drużyn, 
•	plany pracy gromad, drużyn, kręgów, szczepów, związków drużyn, 
•	raporty z wizytacji i lustracji,
l)	dokumentacja spraw instruktorskich:
•	rejestr instruktorów, rejestr seniorów, kartoteki osobowe instruktorów, ewidencja książeczek instruktorskich, 
•	dokumentacja odznaczeń instruktorskich,
•	dokumentacja dotycząca zaliczania służby instruktorskiej,
m)	rejestr starszyzny i członków wspierających 
n)	rejestr sztandarów, kronik i innych przedmiotów posiadających wartość historyczną, w tym wypożyczonych do izb pamięci i muzeów, 
o)	dokumentacja finansowo-gospodarcza,
p)	dokumentacja sekretariatu:
•	dziennik korespondencyjny (pisma przychodzące i wychodzące),
•	rejestr delegacji służbowych,
•	rejestr pieczątek hufca i podległych jednostek,
•	ewidencja członków wspierających mających przydział służbowy do komendy hufca, 
q)	biblioteczka metodyczna.

Załącznik nr 2 
do Zasad tworzenia i działania hufca 

PRZYKŁADOWY REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Komendant i komenda hufca są władzami wykonawczymi hufca działającymi na podstawie przepisów prawa, a w szczególności:
- ustawy prawo o stowarzyszeniach
- postanowień Statutu ZHP
- Zasad tworzenia i działania hufca oraz niniejszego regulaminu.
§ 2
Kompetencje komendanta i komendy hufca obejmują wszystkie czynności konieczne do realizacji zadań hufca określonych w Statucie ZHP, uchwałach władz wyższego szczebla i zjazdu hufca.
§ 3
Tryb powołania i odwołania komendanta i komendy hufca w całości, jak i poszczególnych jej członków określa Statut ZHP (rozdział 6 i 7).
§ 4
W skład komendy hufca wchodzą:
-	komendant hufca
-	zastępca komendanta hufca 
-	skarbnik hufca
-	2 członków komendy.

Rozdział II
Organizacja pracy komendanta i komendy hufca
§ 5
1.	Komendant hufca organizuję pracę komendy hufca i kieruje jej pracą.
2.	Komendant hufca w szczególności:
1)	zwołuje zbiórki komendy hufca
2)	ustala porządek zbiórki i przewodniczy obradom komendy hufca
3)	nadzoruje wykonanie uchwał komendy hufca.
§ 6
1.	W przypadku nieobecności komendanta hufca zadania określone w § 5 ust. 2 niniejszego regulaminu przejmuje zastępca komendanta hufca lub w szczególnych przypadkach inny członek komendy hufca imiennie wskazany przez komendanta hufca.
2.	Komenda hufca w drodze uchwały określa podział zadań przypisanych poszczególnym członkom komendy hufca.
§ 7
W ramach podziału zadań, o którym mowa w § 6 ust. 2 niniejszego regulaminu członkowie komendy hufca wykonują przypisane im zadania, nadzorują i wspierają pracę przypisanych im zespołów w szczególności:
1)	przedkładają i referują na zbiórkach komendy hufca sprawy należące do ich zakresu obowiązków oraz nadzorowanych zespołów hufca,
2)	koordynują przygotowywanie planów pracy i planów finansowych nadzorowanych zespołów,
3)	kontrolują wykonanie zadań realizowanych przez nadzorowane zespoły oraz oceniają pracę kierowników zespołów.

Rozdział III
Tryb pracy komendy hufca
§ 8
1.	Komenda hufca obraduje i podejmuje rozstrzygnięcia na zbiórkach zwoływanych 
zgodnie z przyjętym planem pracy komendy hufca, jednak nie rzadziej niż raz w miesiącu. Komendant hufca zobowiązany jest również zwołać zbiórki komendy hufca na wniosek co najmniej  1/3 składu komendy hufca w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku.
2.	Komenda hufca określa sposób powiadamiania o zbiórkach komendy. O terminie kolejnej zbiórki komendant hufca powiadamia wszystkich członków komendy oraz zaproszonych instruktorów (listownie, telefonicznie, pocztą elektroniczną,..) co najmniej na 7 dni przed terminem zbiórki.
3.	W zbiórkach komendy hufca mogą uczestniczyć: przewodniczący komisji rewizyjnej hufca, przewodniczący sądu harcerskiego hufca, a na zaproszenie komendanta hufca również inne osoby.
§ 9
1.	Komenda hufca podejmuje decyzje w formie uchwał. Za przygotowanie projektów uchwał odpowiedzialni są poszczególni członkowie komendy hufca zgodnie z podziałem zadań.
2.	Uchwały komendy hufca zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, 
w obecności co najmniej połowy składu komendy hufca.
3.	W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos komendanta hufca lub członka komendy hufca prowadzącego zbiórkę podczas nieobecności komendanta hufca.
4.	Uchwałę komendy hufca podpisuje komendant hufca lub członek komendy prowadzący zbiórkę komendy hufca.
§ 10
1.	Z każdej zbiórki komendy hufca sporządza się protokół. Protokół podpisują obecni członkowie komendy hufca oraz protokolant. Wzór protokołu zbiórki komendy hufca stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
2.	Protokół powinien zawierać w szczególności:
1)	datę i numer kolejny zbiórki
2)	wskazanie osoby prowadzącej zbiórkę i listę uczestników zbiórki
3)	porządek zbiórki
4)	treść podjętych uchwał i innych rozstrzygnięć
5)	określenie terminu realizacji podjętych uchwał i osób odpowiedzialnych za ich realizację 
6)	określenie terminu kolejnej zbiórki komendy hufca.
3.	Protokół jest zatwierdzany najpóźniej na następnej zbiórce komendy hufca.

Rozdział IV
Organizacja pracy zespołów hufca
§ 11
1.	Realizując statutowe obowiązki komenda hufca może powoływać stałe bądź doraźne zespoły robocze.
2.	Komenda hufca powołując zespół roboczy określa jego skład personalny, kompetencje (regulamin pracy) oraz wskazuje odpowiedzialnego członka komendy hufca, który nadzoruje 
i wspiera pracę zespołu. 
3.	Powołanie zespołu i regulamin jego działania komendant hufca podaje do wiadomości 
w rozkazie.  
4.	Struktura komendy hufca oraz podział zadań pomiędzy zespołami hufca stanowią załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

Załącznik nr 1 
do Regulaminu pracy komendanta i komendy hufca 

WZÓR PROTOKOŁU ZBIÓRKI KOMENDY HUFCA ZHP

PROTOKÓŁ NR …… ZBIÓRKI KOMENDY HUFCA ZHP

………………………………….
miejscowość i data

Uczestnicy spotkania:
- stali uczestnicy
- instruktorzy referujący poszczególne tematy
- zaproszeni goście
- nieobecni

Porządek zbiórki

Sprawozdanie ze zbiórki

1. Przyjęcie porządku zbiórki. 

2. Omówienie poszczególnych punktów zbiórki wynikających z programu
- dyskusja
- wnioski, decyzje – terminy, osoby odpowiedzialne za ich realizację. 

3. Sprawy różne. 

4. Załączniki – materiały/dokumenty omawiane podczas zbiórki.

Protokółował/a 					                   Przewodniczył/a
(stopień, imię i nazwisko oraz podpis)		 	(stopień, imię i nazwisko oraz podpis)

									Podpisy członków komendy:

Załącznik nr 2
do Regulaminu pracy komendanta i komendy hufca 

PRZYKŁADOWA STRUKTURA KOMENDY HUFCA ZHP

KOMENDANT HUFCA

 

Z-CA KOMENDANTA HUFCA DS. PROGRAMOWYCH

Z-CA KOMENDANTA HUFCA DS. KSZTAŁCENIOWYCH

CZŁONEK KOMENDY ODPOWIEDZIALNY ZA  SPRAWY ORGANIZACYJNE

SKARBNIK HUFCA 
(CZŁONEK KOMENDY HUFCA)

BIURO HUFCA

ZESPÓŁ FINANSOWY (POZYSKIWANIE ŚRODKÓW)

ZESPÓŁ KADRY KSZTAŁCĄCEJ

NAMIESTNICTWA

INSPEKTORATY SPECJALNOŚCIOWE

ZESPÓŁ KWATERMISTRZOWSKI

HARCERSKA SŁUŻBA INFORMACYJNA

KOMISJA STOPNI INSTRUKTORSKICH

KOMISJA HISTORYCZNA

SZTAB HAZ I HAL

PRZYKŁADOWA STRUKTURA KOMENDY HUFCA ZHP – MINIMALNA

KOMENDANT HUFCA

 

CZŁONEK KOMENDY  ODPOWIEDZIALNY ZA FINANSE 
I GOSPODARKĘ HUFCA

CZŁONEK KOMENDY ODPOWIEDZIALNY ZA  SPRAWY ORGANIZACYJNE

Z-CA KOMENDANTA HUFCA 

KOMISJA STOPNI INSTRUKTORSKICH

BIURO HUFCA

ZESPÓL PROGRAMOWY

ZESPÓŁ KWATERMISTRZOWSKI

KOMISJA HISTORYCZNA

PRZYKŁADOWY ZAKRES ZADAŃ ZESPOŁÓW HUFCA

NAMIESTNICTWA (ZESPÓŁ PROGRAMOWY): 
-	opracowywanie materiałów metodycznych 
-	organizacja zbiórek drużynowych, wspieranie działan drużynowych, rzecznictwo spraw drużynowych na forum hufca
-	koordynacja działań prowadzonych przez gromady i drużyny
-	inicjowanie i organizacja imprez programowych hufca 
-	koordynacja udziału druzyn w przesiewzieciach choragwianych.

ZESPÓŁ KADRY KSZTAŁCĄCEJ: 
-	realizacja planu kształcenia hufca
-	wspieranie rozwoju instruktorów i prowadzenie kształcenia na poziomie hufca,
-	opracowywanie programów szkoleń (kursów, warsztatów, seminariów,...) oraz gromadzenie i upowszechnianie dorobku wypracowanego w ramach prowadzonego kształcenia i innych prac zespołu
-	koordynacja zdobywania przez instruktorów hufca OKK 
-	współpraca z hufcową komisją stopni instruktorskich, namiestnictwami 
-	motywowanie instruktorów do podnoszenia kwalifikacji 
-	pozyskiwanie kadry 
-	współpraca z choragwianym zespołem kadry kształcącej 
-	poradnictwo. 

KOMISJA STOPNI INSTRUKTORSKICH: 
-	współpraca z hufcowym zespołem kadry kształcącej 
-	prowadzenie prób na stopnie instruktorskie 
-	wnioskowanie o otwarcie i zamkniecie prób na stopnie instruktorskie 
-	praca z opiekunami prób na stopnie
-	współpraca z choragwianą komisją stopni instruktorskich, zespołem kadry kształcącej, namiestnictwami

ZESPÓŁ KWATERMISTRZOWSKI: 
-	opracowywanie planu finansowego hufca, budżetu oraz nazdzór ich wykonania
-	odpowiedzialność za gospodarkę sprzetową hufca, nadzór nad gospodarką sprzętową w środowiskach
-	prowadzenie dokumentacji majatku hufca 
-	współpraca z zespołem kadry kształcącej w zakresie wychowania gospodarczego w drużynach, szczepach, związkach drużyn 
-	nadzór nad przeprowadzanymi inwentaryzacjami, odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku ZHP.

HARCERSKA SŁUŻBA INFORMACYJNA:
-	promowanie wizerunku harcerstwa w środowisku lokalnym oraz w mediach
-	strona www
-	współpraca z mediami
-	gromadzenie wycinków prasowych dot. działalności hufca 
-	dbanie o sprawny przepływ informacji między komendą hufca a podległymi jednostkami organizacyjnymi
-	współpraca z RPH 
-	opracowywanie materiałów promocyjnych. 

SZTAB HAZ I HAL:
-	szkolenie funkcyjnych obozów 
-	przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przygotowania i przeprowadzenia HAZ, HAL
-	koordynacja organizacji HAL i HAZ 
-	wspieranie drużynowych w organizowaniu różnorodnych form wypoczynku. 
-	zatwierdzanie dokumentacji formalno – organizacyjnej biwaków, wycieczek, obozów, zimowisk, itp.

ZESPÓŁ FINANSOWY (POZYSKIWANIE ŚRODKÓW): 
-	prowadzenie dokumentacji działalności finansowo-gospodarczej hufca 
-	pozyskiwanie środków na działalność statutową, terminowe rozliczanie przyznanych środków
-	współpraca z zespołem kwatermistrzowskim w zakresie prowadzenia gospodarki sprzętowej oraz nadzór nad działalnością bazy (osrodka) 
-	prowadzenie ewidencji składek członkowskich, nadzór nad ich terminowym przekazywaniem przez podstawowe jednostki organizacyjne.

BIURO HUFCA (ZESPÓŁ ORGANIZACYJNY):
-	prowadzenie dokumentacji pracy hufca i jej właściwe przechowywanie 
-	archiwizacja dokumentacji pracy hufca
-	prowadzenie dokumentacji spraw osobowych instruktorów (książeczki instruktorskie, kartoteki instruktorskiej)
-	nadzór nad prawidłowym przebiegiem informacji.
-	przygotowywanie organizacyjne posiedzeń Komendy Hufca i innych spotkań instruktorskich 
-	nadzór nad przebiegiem spisu harcerskiego w hufcu, opracowywanie kompletnej analizy spisu harcerskiego 
-	współpraca z biurem chorągwi (zespołem organizacyjnym).

ZESPÓŁ zagraniczny hufca: 
-	upowszechnianie wiedzy o ruchu skautowym
-	informowanie drużynowych i innych instruktorów o możliwościach współpracy międzynarodowej, w tym ze środowiskami harcerskimi za granicą 
-	informowanie organizatorów o możliwościach pozyskiwania środków na przedsięwzięcia międzynarodowe
-	wspieranie drużynowych w rozwijaniu współpracy międzynarodowej oraz włączaniu tematyki skautowej do pracy gromad i drużyn (m.in. Skautowa Skrzynka Pocztowa)
-	inicjowanie i organizowanie współpracy międzynarodowej w hufcu, np. kontakty ze środowiskami skautowymi partnerskich miast/gmin, udział reprezentacji hufca w większych przedsięwzięciach 
-	współpraca z chorągwianym zespołem zagranicznym.

Załącznik nr 3 
do Zasad tworzenia i działania hufca 

UKŁAD TREŚCI W ROZKAZIE KOMENDANTA HUFCA 

Związek Harcerstwa Polskiego
   Komendant Hufca Gdańsk						    Gdańsk, 4 marca 2003 r. 
im. mjr. Henryka Sucharskiego

Rozkaz L. 3/2003

Wstęp okolicznościowy (święta państwowe, rocznice, szczególne wydarzenia w Związku, tematom tym może być poświęcony rozkaz specjalny komendanta hufca).

Wyjątki z rozkazu komendanta chorągwi L. .../... z dnia ..... 2003 r.
(sprawy ogólnochorągwiane lub dotyczące hufca, rozpoczynające się od słów: Podaję do wiadomości; m.in. wyniki wyborów zjazdu hufca, przyznanie odznaczenia lub stopnia instruktorskiego instruktorom danego hufca).

1. Zarządzenia i informacje
1.1. Zarządzenia
Przykład:
1.1.1. Zwołuję Zlot Drużyn Nieprzetartego Szlaku....
1.2. Informacje
Przykład:
1.2.1. Podaję do wiadomości, że przy Hufcu ZHP w ... zawiązała się Rada Przyjaciół Harcerstwa. Przewodniczącym Rady został wybrany pan  ............................................... 
1.2.2 Informuję o decyzji komendy hufca z dnia …. w sprawie ….. Treść decyzji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego rozkazu. 

2. 	Hufiec
2.1.	Zwolnienia w komendzie hufca
(zmiany personalne na funkcjach instruktorskich w komendach, w komisji stopni instruktorskich, ...)
Przykład:
2.1.1. Zwalniam phm. Jacka Orła z funkcji namiestnika harcerskiego z dniem ............ 2003 r. Serdecznie dziękuję za wzorowe pełnienie funkcji namiestnika i życzę dalszych sukcesów w służbie instruktorskiej. 
2.1.2. Zwalniam phm. Piotra Kanię z pełnienia obowiązków członka Hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich z dniem ............ 2003 r. 
Dziękuję druhowi Piotrowi za duże zaangażowanie we wspieraniu rozwoju instruktorów naszego hufca i życzę satysfakcji w dalszej  służbie instruktorskiej.
2.2.	Mianowania  w komendzie hufca
(mianowania na funkcje instruktorskie i mianowania członków namiestnictw, mianowania członków komisji stopni instruktorskich)
Przykład:
2.2.1. Mianuję phm. Janinę Barys namiestniczką wędrowniczą z dniem ..........2003 r.
2.2.2. Mianuję z dniem .............. następujące druhny i druhów na instruktorów namiestnictwa wędrowniczego:
- phm. Joanna Dzik
- pwd. Marek Koczur 
- pwd. Robert Bata 
2.2.3 Z dniem ..... 2003 r. powołuję następujące druhny i druhów w skład Hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich:
- hm. Justyna Dyląg – przewodnicząca
- hm. Marcin Barej – zastępca przewodniczącej
- phm. Krystyna Leciak – sekretarz
2.3.	Powołanie i rozwiązanie sztabów, komisji, komend kursów
Przykład:
2.3.1. Powołuję z dniem ....... 2003 r. Sztab Obchodów Roku Kamińskiego i powołuję w jego skład następujące druhny i druhów:
- hm. Janina Łoś – szef Sztabu
- hm. Krystyna Kawa – członek

3. Drużyny
3.1. Nadanie imion, nazw, sztandarów
Przykład:
3.1.1. Nadaję 35 Drużynie Harcerskiej działającej przy Szkole Podstawowej w ..... imię ..........
3.2. Zmiany organizacyjne
(w tym również powołanie, rozwiązanie, łączenie i dzielenie drużyn)
Przykład:
3.2.1. Podaję do wiadomości wykaz gromad i drużyn Hufca ZHP Gdańsk na rok 2003:
3.2.2. Otwieram okres próbny drużynie wędrowniczej działającej przy Liceum Ogólnokształcącym w ...
3.2.3. Zamykam okres próbny i przyjmuję w poczet drużyn hufca drużynę harcerską działającą przy Gimnazjum nr 35 w ................... i nadaję jej numer ...........
3.3. Zwolnienia i mianowania drużynowych
Przykład:
3.3.1. Mianuję phm. Cezarego Drawicza drużynowym ................

4. Kręgi
4.1. Rozwiązania i powołania kręgów
Przykład:
4.1.1. Powołuję Krąg Instruktorski przy Liceum Ogólnokształcącym w .... 
4.1.2 Powołuję Krąg Starszyzny przy Komendzie Hufca ZHP
4.2. Zwolnienia i mianowania w kręgach
Przykład:
4.2.1. Zatwierdzam wybór hm. Jerzego Szwana na funkcję przewodniczącego Kręgu Instruktorskiego działającego przy.........
4.3. Nadanie imion, nazw 
Przykład:
4.3.1. Nadaję Kręgowi Instruktorskiemu przy Liceum Ogólnokształcącym w ............ imię ............

5. Szczepy, związki drużyn
5.1. Nadanie imion, nazw, sztandarów
Przykład:
5.1.1. Nadaję VI Szczepowi “Twierdza” działającemu przy ............ imię ..............
5.2. Powołania i rozwiązania szczepów, związków drużyn
Przykład:
5.2.1. Powołuję związek drużyn działający na terenie gminy Morskiej, w skład którego wchodzą następujące gromady i drużyny: .......................
5.3. Zwolnienia i mianowania w szczepach i związkach drużyn
Przykład:
5.3.1. Mianuję phm. Pawła Rogoża komendantem Związku Drużyn “Westerplatte”  przy Zespole Szkół nr 3 w ...........................

6. Harcerska Akcja Letnia i Zimowa
6.1. Zwolnienia i mianowania komendantów
6.1.1. Mianuję hm. Roberta Kostkę komendantem obozu 28 Szczepu ......... , w (miejscowość) .............. nad jeziorem ...................., organizowanego w dniach .............

7. Mianowania instruktorów
7.1. Zamknięcia próby na stopień przewodniczki/przewodnika
Przykład:
7.1.1. Na wniosek Komisji Stopni Instruktorskich z dnia ......... zamykam próbę, przyznaję stopień przewodnika i dopuszczam do złożenia Zobowiązania Instruktorskiego druhny/ druhów:.....................................
7.2. Otwarcie próby na stopień przewodniczki/przewodnika
Przykład:
7.2.1. Na wniosek Komisji Stopni Instruktorskich z dnia .......... otwieram próbę na stopień przewodniczki następującym druhnom:...............................
7.3. Zamknięcie próby na stopień podharcmistrzyni/podharcmistrza
(jeśli komenda hufca ma uprawnienia do przyznawania stopnia phm.)
Przykład:
7.3.1. Na wniosek Komisji Stopni Instruktorskich z dnia ........ zamykam próbę i przyznaję stopień podharcmistrzyni pwd. Janinie Prędkiej drużynowej 5 DH “Ekolodzy” z ..................
7.4. Otwarcie próby na stopień podharcmistrzyni/podharcmistrza
Przykład:
7.4.1. Na wniosek Komisji Stopni Instruktorskich z dnia .......... otwieram pwd. Zofii Bryk próbę na stopień podharcmistrzyni.
7.5. Przyjęcie w poczet instruktorów 
Przykład:
7.5.1. Z dniem (data złożenia Zobowiązania Instruktorskiego) przyjmuję przewodniczkę Barbarę Kefir w poczet instruktorów ZHP.

8. Zaliczanie służby instruktorskiej 
Przykład:
8.1 Zaliczam służbę instruktorską za rok... następującym druhnom i druhom ...

9. Przydział służbowy
9.1 Uzyskanie przydziału służbowego przez członka zwyczajnego ZHP
Przykład
9.1.1 Przydział służbowy do Hufca ZHP Gdańsk otrzymuje pwd. Magda Masny
9.2 Uzyskanie przydziału służbowego przez członka wspierającego 
Przykład
9.2.1 Przydział służbowy do Hufca ZHP Gdańsk otrzymuje pan Tomasz Lis                          
9.3 Zmiana przydziału służbowego
Przykład:
9.3.1 Informuję o zmianie przydziału służbowego phm. Jacka Wilka z Hufca ZHP ................... do Hufca ZHP .............................. .

10. Wystąpienia instruktorów, zawieszenia instruktorów, skreślenia z listy członków
(każdy z członów otrzymuje kolejny numer) 
Przykład:
10.1. Podaję do wiadomości, że z dniem ............. zgodnie z § 28 pkt. 4 Statutu ZHP zawieszam członkostwo pwd. Waldemara Knota na okres 6 miesięcy.
10.2. Podaję do wiadomości, że z dniem ............... zgodnie z § 27 Statutu ZHP skreślam z listy członków Związku Harcerstwa Polskiego  phm. Jolantę Ryś. 

11. Kary organizacyjne
Przykład:
11.1. Podaję do wiadomości decyzję Sądu Harcerskiego Hufca ZHP z dnia ............................ o wykluczeniu pwd. Ryszarda Wąsa ze Związku Harcerstwa Polskiego. 

12. Pochwały, wyróżnienia, nagrody
(każdy z członów otrzymuje kolejny numer)

13. Inne
Przykład:
13.1. Przyznaje odznakę “Ratownik Medyczny ZHP” w stopniu III brązowym następującym druhnom i druhom: 
-	H.O Krzysztof Szpak
-	pwd. Krzysztof Mrok. 
14. Sprostowania
(korekta błędnie opublikowanych informacji w poprzednich rozkazach – z podaniem ich liczby i daty)
Przykład: 
14.1. Informuję, że w rozkazie L. ..../..... z dnia  ............ w punkcie ............. błędnie podano nazwisko członka Hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich. Było: hm. Jacek Chmyra, powinno być: hm. Jacek Chmura.

Czuwaj!
/-/ hm. Jerzy KOWALSKI

Załącznik nr 4 
do Zasad tworzenia i działania hufca 

								    ..............................................
									(miejscowość, data)

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA HUFCA ZHP .........................

im. .............................................   w  ..............................................................
Przekazujący ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
				(stopień, imię, nazwisko, funkcja)
Przejmujący ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
(stopień, imię, nazwisko, funkcja)
 
w obecności przedstawiciela KCH ZHP .................................................................................................... 
(stopień, imię, nazwisko, funkcja) 
i przedstawiciela Komisji Rewizyjnej Hufca ..............................................................................................
(stopień, imię, nazwisko, funkcja) 

I. Stan Hufca ZHP wg spisu harcerskiego na ....................... r.
w tym: 
....................... zuchów, .......................... harcerzy, ....................... harcerzy starszych, ........................ wędrowników, ............................ instruktorów, ............................. seniorów, ................. starszyzny, ....................... członków wspierających, w tym ............... działaczy i .................. osób prawnych.
Sekcja 1.01	
Sekcja 1.02	II. Organizacja hufca
A.	Wykaz podstawowych jednostek organizacyjnych (numer, nazwa, imię) oraz osób nimi kierujących (stopień, imię i nazwisko)
B.	Wykaz szczepów i związków drużyn działających na terenie hufca (numer, nazwa, imię) oraz osób nimi kierujących (stopień, imię i nazwisko) 
C.	Wykaz innych jednostek 
D.  Pracownicy etatowi komendy hufca:
1. .............................................................................................................................................
			(stopień, imię, nazwisko, funkcja, wymiar etatu)
2. .............................................................................................................................................
(stopień, imię, nazwisko, funkcja, wymiar etatu)

E. Instruktorzy oraz członkowie wspierający z przydziałem służbowym do KH:
1. .............................................................................................................................................
			(stopień, imię, nazwisko, funkcja)
2. .............................................................................................................................................
			(stopień, imię, nazwisko, funkcja)

F. Zespoły, komisje (np. namiestnictwa, komisja stopni instruktorskich, zespół kształcenia, komisje historyczne, zespoły programowe, organizacyjne, ... – skład, dokumentacja).
G. Inne ....................................................................................................................................

III. Dokumentacja (znajdująca się w przekazywanym hufcu)
A.	Komendanta i komendy hufca (rozkazy, protokoły posiedzeń KH, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumentacja spisu harcerskiego itp.) – wykaz teczek, sprawy w toku załatwiania:
.......................................................................................................................................
B. Teczki z dokumentacją gromad, drużyn, kregów, szczepów, związków drużyn, itp. w tym rejestr składek członkowskich
...........................................................................................................................................
C. Dokumentacja pracy hufca, dokumentacja zjazdów hufca (programy, zadania, przedsięwzięcia itp.).
HAL i HAZ, wykazy teczek, wykazy imienne zespołów programowych, sprawy w toku załatwiania:
............................................................................................................................................
D. Kadra instruktorska – spis instruktorów, kartoteki instruktorów hufca, ewidencja przyznanych odznaczeń, dokumentacja komisji stopni instruktorskich (programy prób instruktorskich w toku, programy prób i protokoły zamknięcia, ewidencja przyznawanych stopni instruktorskich, dokumentacja kształcenia)
............................................................................................................................................
H. Komisja Rewizyjna Hufca
..................................................................................................................................................
I. Sąd  Harcerski Hufca
..................................................................................................................................................

IV. Archiwum – wg odrębnego spisu            
.............................................................................................................................................................
V. Eksponaty będące wyposażeniem sal tradycji i innych pomieszczeń (np. dyplomy, kroniki, sztandar hufca) – w załączeniu protokół przekazania 
............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 
VI. Siedziba Hufca (czyja własność, wysokość czynszu i inne, umowa najmu i inne umowy w załączeniu) 
............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 
VII. Odciski pieczęci będących na stanie hufca 
VIII. Odrębnym protokołem następuje przekazanie składników majątkowych i rozliczenie finansowe hufca wg stanu na ostatni dzień miesiąca (protokół przekazania sald).
(a)	Niniejszy protokół sporządzony w 4 jednobrzmiących egzemplarzach. Protokół zawiera ........... ponumerowanych stron.

...............................................			             ..........................................
(b)		podpis Przekazującego					    podpis Przejmującego

Otrzymują:
1. Komendant Hufca ZHP w .....................................
2. a/a KCh ZHP 
3. Komisja Rewizyjna Hufca
4. Przekazujący